ARTICLE 1 : ACCEPTATION PRÉALABLE
Le présent règlement définit les modalités selon lesquelles, l’espace de coworking LA VERRIÈRE met à disposition des coworkers un espace de travail partagé ainsi que des services associés.
L’accès à l’espace de coworking et son usage impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement. Le règlement est modifiable, sans préavis, sur les suggestions des usagers de l’espace.
Les coworkers devront, après en avoir pris connaissance, respecter ledit règlement dans le cadre de l’exercice de leurs droits et obligations. L’acceptation du règlement est matérialisée par la signature de l’usager.
Toute adhésion sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le coworker qui n’accepte pas d’être lié par le présent règlement ne peut donc pas utiliser les services.
ARTICLE 2 : UTILISATION DE L’ESPACE ET DES SERVICES ASSOCIÉS
1. ACCÈS A L’ESPACE
L’espace est accessible du lundi au vendredi de 9h à 18h00. Le dernier coworker doit vérifier la fermeture des fenêtres, éteindre les lumières et la climatisation et doit signaler son départ à l’accueil au rez-de-chaussée à LA PREMIÈRE IMPRESSION.
2. VISITEURS
Lorsque le coworker accueille un visiteur, il s’engage à ce que cela ne perturbe pas le calme ou l’organisation de l’espace. Les visiteurs sont sous l’entière responsabilité du coworker qui les a invités et doivent respecter le présent Règlement Intérieur.
Les coworkers qui reçoivent un ou des visiteurs dans l’espace sont responsables de leur comportement et agissements.
3. RÉSERVATION ET UTILISATION DES SALLES DE RÉUNION
La salle de réunion doit rester une salle disponible et ne peut être utilisée comme un espace privatif de manière prolongée. Elle peut être utilisée par les coworkers pour des utilisations ponctuelles si elle est disponible ; pour une utilisation plus régulière ou plus longue, elle peut être réservée sous la forme d’un service additionnel (sous réserve de disponibilité).
4. SÉCURITÉ
L’accès au coworking est libre aux horaires d’ouverture établis (9h-18h00).
Afin de garantir la sécurité de tous les occupants du lieu et du matériel présent à l’intérieur, le dernier coworker à quitter les lieux (même temporairement, pendant la pause déjeuner par exemple) doit signaler son départ à l’accueil afin que l’on puisse fermer les bureaux.
L’espace de Coworking est fermé tous les soirs à 18h par double serrure et sécurisé par un système d’alarme.
5. CASIERS DE RANGEMENTS
Des rangements sont mis à disposition des coworkers pour leur permettre de désencombrer l’espace de travail durant la journée. Ils n’ont pas pour vocation de servir de stockage à long terme (sauf mention contraire incluse au contrat). D’autre part, les objets qui sont déposés dans ces casiers ou laissés ailleurs dans les locaux du Coworking, le sont aux risques et périls de leur propriétaire.
6. INTERNET
Les coworkers pourront utiliser Internet en 4G via un code wifi (fourni à leur arrivée).
L’utilisation de la connexion est comprise dans l’abonnement et est illimité. Cependant, elle est soumise à l’acceptation des règles et lois en vigueur. L’utilisation ne doit pas user de la connexion à des fins illégales telles que : téléchargement de fichiers illégaux, mise en ligne de contenus et d’information illégaux, images, messages, vidéos ayant un caractère violent, raciste, d’incitation à la violence ou à la haine, dégradant, pornographique ou pédophilique, et/ou portant atteinte à l’intégrité des utilisateurs. Il s’engage également à respecter la législation sur les données personnelles et les traitements automatisés d’informations ainsi que la législation et les textes relatifs aux droits d’auteur, marque, brevets, à la propriété intellectuelle. Il s’interdit toute reproduction ou usage en violation de ces législations. Dans le cadre de l’utilisation de service internet, il est interdit de récolter toutes informations de tiers sans leur consentement, de diffamer ou menacer une personne, de tenter d’obtenir un accès non autorisé à un service ou un fichier, de diffuser des éléments protégés par la propriété intellectuelle sans avoir les autorisations requises, d’adresser tout courrier quelle que soit sa forme comprenant des propos menaçants, injurieux, diffamatoires ou illicites, de transmettre un virus ou tout autre programme nuisible aux tiers.
L’utilisateur doit vérifier qu’il dispose des équipements matériels, logiciels, navigateurs et anti-virus lui permettant d’utiliser pleinement ce service. Il est seul responsable de la sécurité de ces équipements, LA VERRIÈRE ne peut être tenu responsable en cas de préjudices directs et/ou indirects subis du fait de l’utilisation de l’accès internet.
LA VERRIÈRE pourra suspendre temporairement ou définitivement le service de connexion internet ou l’accès aux locaux en cas de non respect de ces règles sans que l’utilisateur ne puisse prétendre àune indemnisation ou réparation.
Les coworkers s’engagent à ne pas utiliser le réseau mis à disposition pour exercer une activité illicite et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers.
7. IMPRIMANTE
Pour les coworkers, l’utilisation de l’imprimante est incluse dans l’abonnement. Il leur est demandé d’en faire un usage modéré, dans une perspective écoresponsable.
8. REPAS & PAUSES
Les coworkers qui souhaitent déjeuner sur place prendront leurs repas dans la cuisine, située dans l’espace détente, et s’assureront de la laisser propre après utilisation. Tasses, verres, couverts et assiettes d’une part, et cafetière, théière, micro-ondes, frigidaires d’autre part, sont mis à disposition des coworkers. Ces derniers s’engagent à les nettoyer et les ranger, le cas échéant, après utilisation.
9. CONSOMMABLES
Les consommables (thé, café, tisane, sucre, etc.) sont mis à disposition par LA VERRIÈRE. Ils sont à consommer sur place, et de façon raisonnable. Les déchets issus de ces usages sont à trier comme les autres, suivant leur destination.
10. NOURRITURE, BOISSON, ALCOOL
Pour conserver un état de propreté maximal de l’espace de coworking, il est recommandé de manger dans l’espace de détente, plutôt qu’aux postes de travail. La consommation de boisson est acceptée aux postes de travail en prenant bien garde de ne pas mettre en péril les équipements électriques présents.
La consommation d’alcool est interdite en dehors des manifestations et animations organisées par le coworking.
Ne pas manger ou déposer de nourriture sur les tables des autres membres.
Un frigidaire est mis à disposition des coworkers dans l’espace cuisine. Veiller à ne pas le saturer et à n’y laisser aucune nourriture avariée ou vaisselle sale. Les éléments considérés comme insalubres seront jetés (y compris le contenant). Tous les vendredis, les frigidaires seront vidés.
11. PERTE, VOL, DÉGÂTS
Le matériel laissé dans les locaux est sous la responsabilité de son propriétaire. LA VERRIÈRE décline toute responsabilité en cas de perte, vol, dégâts. Il est recommander aux membres de contacter une assurance vol simple, valable hors du domicile.
12. DOMICILIATION
Il est interdit d’utiliser l’adresse postale du Coworking sur un support de communication (par exemple sur son site internet), à moins bien évidemment de disposer d’un contrat de domiciliation commerciale avec LA VERRIÈRE – ORIGAMI PRODUCTIONS. Néanmoins, pour communiquer l’adresse de l’espace de coworking, il est possible d’utiliser la formulation suivante (sur son site internet, en pied de mail, etc.) : “Me rencontrer à l’espace de coworking La Verrière : 18, rue Amédée Pichot – 13200 Arles. Uniquement sur RDV”
ARTICLE 3 : RESPECT DES PERSONNES ET DES ESPACES
1. PROPRETÉ & RANGEMENT
Le nettoyage des parties communes du bâtiment est inclus dans les prestations. Toutefois, les coworkers sont invités à respecter la propreté de ces espaces notamment en laissant les parties communes (entrée, espace détente, cuisine partagée, sanitaires et douche), les espaces de travail ou de réunion et les bureaux propres, rangés et prêts à l’usage après chaque utilisation.
2. TÉLÉPHONE, RDV, DISCUSSIONS
Les coworkers s’engagent à rester le plus discrets possible au sein de l’espace de coworking et à maintenir une ambiance favorable à la concentration des autres coworkers : ils font donc en sorte de privilégier les téléphones en mode « discret », les appels téléphoniques à l’extérieur de l’open space ; et, d’une manière générale, ils s’efforcent de respecter un certain niveau sonore.
Si le volume sonore des appels téléphoniques d’un autre membre est dérangeant, le lui signaler poliment; être attentif aux autres lorsqu’on est soi-même au téléphone.
Utiliser des écouteurs pour écouter de la musique ainsi que vos vidéos.
3. RESPECT DU MATÉRIEL
Les coworkers s’engagent à respecter la propreté et le bon état de fonctionnement du matériel mis à disposition (mobilier, équipements…) et à signaler tout incident, ou toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel.
4. CIGARETTE ET E-CIGARETTE
L’espace de coworking, tout comme l’ensemble du bâtiment, est entièrement non-fumeur.
5. MESURES COVID 19
Il est demandé aux coworkers de respecter les mesures suivantes :
- port du masque obligatoire dans les locaux
- désinfection des mains à l’arrivée et après chaque rencontre et de manière régulière
- exiger des visiteurs ces mêmes obligations à leur arrivée
- désinfection de la place assise après utilisation dans un lieu commun (ex : espace détente, poste en open space, salle de réunion)
ARTICLE 4 : ÉCORESPONSABILITÉ
LA VERRIÈRE invite ses coworkers à porter une attention particulière aux points suivants :
- Tri des déchets
- Utiliser les différentes poubelles mises à disposition afin de respecter le tri (papier/carton/plastique)
- Tenter l’objectif « mini déchets » (en produisant le moins de déchets possible)
- Réduction de la consommation de papier
- Privilégier les envois numériques lorsque cela est possible
- N’imprimer que les documents indispensables
- Privilégier les impressions en recto/verso et en noir et blanc
- Réduction de la consommation électrique
- Eteindre la lumière, et la climatisation dans les bureau et salles de réunion lorsqu’ils ne sont pas utilisés
- Eteindre la lumière et la climatisation des pièces communes à la fermeture du coworking
- Réduction de la consommation d’eau
- Utiliser les chasses d’eau à petit débit lorsque cela est possible
- Utiliser de l’eau froide pour se laver les mains
- Ne pas laisser couler inutilement le robinet
- Déplacements doux
- Penser aux déplacements doux : transport en commun, covoiture, vélo, …
ARTICLE 5 : ENTRÉE EN APPLICATION
Ce règlement entre en application le 1er juin 2021, copie remise à toute personne utilisant les locaux du Coworking.